La stratégie appelée externalisation (on dit outsourcing en anglais) consiste pour une entreprise à sélectionner un prestataire de service extérieur (qui est un expert dans le domaine concerné) pour réaliser des tâches pour elle. A contrario de la sous-traitance, l’externalisation est un contrat qui est passé entre les deux parties sur le long terme, typiquement plusieurs années.
Les nombreux avantages de l’externalisation
Vous pouvez choisir d’utiliser l’externalisation afin d’augmenter le chiffre d’affaire de votre entreprise, pour restructurer votre société ou alors simplement afin de recentrer vos efforts sur votre cœur de métier.
Effectivement, l’externalisation présente de multiples avantages pour une entreprise : accès à des employés qui maîtrisent bien le sujet, amélioration de la compétitivité et de la productivité, optimisation du temps de travail, réduction des coûts salariaux, souplesse et flexibilité, accès aux compétences spécialisées du prestataire…
Quels sont les domaines d’activité de la société que l’on peut déléguer à un prestataire externe ?
Généralement, l’externalisation se rapporte aux fonctions support qui ne sont pas importants pour l’entreprise.
Parmi les fonctions favorites pour l’externalisation, on peut citer : la comptabilité et gestion de la paie, la sécurité informatique, le service marketing et commercial, l’accueil physique et standard téléphonique, la gestion des ressources humaines. Tout est possible tant que vous garder votre cœur de métier en interne car vous ne devez pas externaliser votre expertise.
Que contient le contrat d’externalisation ?
Le contrat d’externalisation doit être rédigé par écrit. Cela permet de protéger les intérêts de l’entreprise et de la société.
Le contrat d’externalisation doit comprendre les éléments suivants : le détail de la mission confiée au prestataire, le prix de la prestation, la clause d’indexation ou de réévaluation (elle permet de réévaluer le prix de la prestation si les conditions économiques changent et qu’il risque d’y avoir un problème avec le contrat) ainsi que les délais de paiement et des pénalités en cas de retard, les modalités de modification du contrat, la livraison (lieu où se fera la livraison, date et mode de transport, emballage du matériel), les sanctions en cas de non respect des délais (diminution du prix notamment), le contrôle des prestations fournies par le prestataire ainsi que la réception des produits, les garanties accordées au prestataire, la confidentialité des informations importantes transmises au prestataire, les droits d’auteur lorsque la prestation est protégée par ces droits, la clause sur le travail dissimulé pour s’assurer que le prestataire ne fait pas appel à du travail non déclaré par des personnes, la date de conclusion du contrat ainsi que la date d’effet, le tribunal compétent en cas de litige et la loi applicable.
Les obligations du prestataire et du client
Le contrat d’externalisation (appelé aussi contrat d’infogérance) doit détailler les obligations de chacune des parties, à savoir celles du client et celles du prestataire.
Les obligations du prestataire
Le prestataire est tenu de respecter les termes du contrat et de faire correctement les missions qui lui sont confiées. Si il ne le fait pas correctement ou ne le fait pas du tout, vous pouvez l’accuser de mauvaise exécution des services.
Le prestataire doit aussi s’acquitter d’une obligation de conseil. Il doit s’informer sur les besoins de l’entreprise et vous guider en vous conseillant la solution qui lui semble la plus adaptée. Il doit vous mettre en garde sur les modalités d’utilisation des services et sur ses contraintes techniques possibles. Un contrat d’externalisation doit comporter une clause de réversibilité. Cela signifie que si le contrat termine, le prestataire doit faciliter la poursuite des services par un autre fournisseur ou par le client lui même sans coupure ni perte de données.
Par exemple, dans un contrat d’infogérance (externalisation de services informatiques), le prestataire doit fournir tout au long du contrat des documents techniques nécessaires à son fonctionnement.
A l’issue du contrat, il doit remettre ces informations au nouveau prestataire et restituer les biens, logiciels, matériels et données. Six mois après la fin du contrat, il doit également aider le client et transférer son savoir faire vers le nouveau prestataire.
Les obligations du client professionnel
Tout d’abord, vous devez respecter les conditions de paiement et le contrat signé avec le prestataire. Vous devez aussi collaborer avec lui. Vous devez faire en sorte que le prestataire puisse faire son travail, en suivant vos instructions. Vous devez donc lui poser les questions nécessaires pour que les deux parties se comprennent bien. Aussi, pour toute commande supérieure ou égale à 5 000 € HT, vous devez faire preuve de vigilance. Cela veut dire que vous devez contrôler si le prestataire paye correctement les cotisations sociales.
Pour ce faire, vous devez obtenir de lui un certificat de vigilance, que l’Urssaf (Union de recouvrement des cotisations de Sécurité sociale et d’allocations familiales) lui a fourni. Ensuite, vous devez vérifier si ce certificat est toujours valide sur le site internet dédié de l’Urssaf. Vous devez effectuer cette vérification lorsque le contrat est signé, et tous les 6 mois jusqu’à la fin du contrat.
Source : entreprendre.service-public.fr du 11/02/2022